قبل البدء
موجّه إلى المسؤولين, الفرق المالية, مالكي المدارس, مديري العمليات
- قم بتأكيد عملة مدرستك وسجلات الطلاب وسياسة الرسوم.
- استخدم دورًا يتمتع بإمكانية الوصول إلى إدارة الرسوم؛ إرسال الرسائل المدرسية يتطلب إذن الاتصال.
تكوين فئات الرسوم
افتح الرسوم وقم بإعداد الفئات التي تستخدمها مدرستك، مثل الرسوم الدراسية أو النقل. التحقق من العملة والمبالغ قبل استخدامها في الفواتير.
إنشاء الفواتير ومراجعتها
حدد الطالب أو مجموعة الفصل الدراسي المناسبة وعناصر الرسوم وتاريخ الاستحقاق والمبلغ. قم بمراجعة المستلم وجهة إصدار الفواتير قبل إصدار الفاتورة.
راجع تعليمات الدفع
استخدم حساب الدفع الإلكتروني المُعدّ للمدرسة أو تعليماتها لوسائل الدفع الأخرى. سداد الرسوم المدرسية منفصل عن اشتراك المدرسة في Skoolia.
شارك الفواتير
استخدم خيارات مشاركة الفاتورة المتاحة لدورك. قم بالتنسيق مع موظفي الاتصالات المعتمدين فيما يتعلق بالبريد الإلكتروني أو الرسائل الخارجية الأخرى التي لا يمكنك إرسالها مباشرة.
تسجيل وتسوية المدفوعات
راجع حالات الدفع والأرصدة. تحقق من معالجة الدفع الإلكتروني أو سجّل المقبوضات بوسائل الدفع الأخرى وفق الإجراء المعتمد. احتفظ بالمراجع للتحقق من المدفوعات المكررة أو غير المطابقة.
متابعة الأرصدة المتأخرة
قم بمراجعة الفواتير المستحقة والتأكد من الرصيد قبل إرسال رسالة تذكير. تتطلب أتمتة WhatsApp تكوينًا واختبارًا منفصلين؛ ربط رقم وحده لا يمكّن من ذلك.
نصائح عملية
- تحقق من تفاصيل الفاتورة قبل إرسالها إلى العائلة.
- طابق المدفوعات الجزئية والمدفوعات بوسائل أخرى قبل إرسال التذكيرات.
- اسأل المسؤول المالي بالمدرسة عن كيفية تسجيل المبالغ المستردة والتصحيحات.
الأسئلة وحل المشكلات
مستعد للخطوة التالية؟
افتح مساحة مدرستك لتطبيق هذا الدليل، أو اطلب المساعدة من فريقنا.