Escenario ilustrativo
En este escenario, un colegio IB de Singapur elabora por separado los horarios de su sede de primaria y de secundaria, transcribe cada trimestre la evaluación por criterios a los boletines y factura la matrícula, el transporte y las actividades desde sitios distintos. Skoolia convierte las dos sedes en un único problema de planificación y el boletín trimestral en un producto de las notas ya registradas.
Este es un escenario representativo, modelado sobre implantaciones habituales de Skoolia en centros de este perfil. Las cifras ilustran resultados posibles y no describen a un cliente concreto identificado.
El tiempo de desplazamiento entre sedes se trata como una restricción más
La evaluación por criterios sale de las notas ya registradas
La facturación trimestral con GST se resuelve a nivel de plan
Consentimientos, conservación y solicitudes de acceso, todo desde un sistema
Este escenario sigue a un colegio internacional IB de continuo ilustrativo en Singapur, que imparte los programas de los Años Primarios, los Años Intermedios y el Diploma en dos sedes separadas por un trayecto corto en coche. Sus familias son en su mayoría expatriadas y la comunicación se hace en inglés y en chino mandarín.
La estructura de dos sedes es lo que hace peculiar su administración. El profesorado especialista de música, idiomas y diseño trabaja en las dos, así que ninguna sede puede montar un horario realmente viable sin conocer el de la otra. Y todo lo que viene después —informes, cuotas y actividades extraescolares— había que cuadrarlo entre ambas a posteriori.
Las sedes de primaria y de secundaria estaban a un trayecto corto en coche y compartían profesorado especialista de música, idiomas y diseño. Cada sede montaba su horario por su cuenta y después se cuadraban a mano, lo que significaba que un docente compartido acababa habitualmente asignado a las dos sedes sin un tiempo de desplazamiento realista entre sesiones.
El profesorado registraba el logro por criterios en sus propias plantillas a lo largo de la unidad y después lo transcribía a la plantilla de informes al final de cada trimestre. La transcripción era lenta, desigual entre departamentos y producía boletines que ya no coincidían con los registros de trabajo de los que salían.
Las cuotas trimestrales, el GST y los cargos separados por actividades extraescolares, transporte y comedor se facturaban desde sitios distintos y se cuadraban a mano en un único recibo por familia. Las plazas patrocinadas por empresas y los descuentos por hermanos se aplicaban factura a factura, así que un error solo se veía cuando una familia lo reclamaba.
La inscripción en las extraescolares se hacía con formularios de papel al principio de cada trimestre, y la asistencia a las sesiones la llevaba cada monitor por su cuenta. El centro no podía decir quién participaba realmente, y el equipo de acción tutorial no tenía forma de ver los compromisos de un estudiante junto a su carga académica.
En este escenario, el equipo directivo evalúa cuatro plataformas y elige Skoolia por cuatro motivos:
Las dos sedes, sus aulas y el profesorado especialista que comparten se introducen como un solo conjunto de restricciones —incluido un tiempo de desplazamiento realista entre sedes—, de modo que el planificador produce un horario coherente en lugar de dos que hay que cuadrar después.
El logro registrado por criterios durante la unidad es la fuente del boletín trimestral. Desaparece el paso de transcripción, y los departamentos dejan de divergir porque ya no mantiene cada uno su propia plantilla.
Las cuotas trimestrales, el GST, el transporte, el comedor y las actividades extraescolares se facturan desde la misma estructura de plan en un único recibo por familia, con los patrocinios y los descuentos por hermanos configurados una vez en lugar de aplicados factura a factura.
Los consentimientos, los plazos de conservación y el acceso por rol se registran en el mismo sistema que guarda los datos, así que una solicitud de acceso o de rectificación se responde desde una posición documentada y no desde una búsqueda por las listas de los monitores y las plantillas de cada departamento.
Se importan los expedientes del alumnado y del personal de las dos sedes, la asistencia del curso en marcha y el histórico de evaluación. Los registros de las personas tutoras se consolidan y se recoge su idioma preferido, para que los avisos lleguen a cada familia en inglés o en chino mandarín según haya elegido.
Las dos sedes se introducen como un único conjunto de restricciones —aulas, profesorado especialista compartido, tiempos de desplazamiento y estructura de sesiones— y se ejecuta el planificador para obtener un primer borrador coherente entre sedes que revisar.
Se configuran las estructuras de criterios del IB y las plantillas de informe por grupo de asignaturas, junto con los planes de cuotas en dólares singapurenses que cubren los plazos trimestrales, el GST, el transporte, el comedor y las extraescolares, con las reglas de patrocinio y de hermanos fijadas a nivel de plan.
Se dan de alta las actividades extraescolares con inscripción y asistencia por sesión, se forma al personal por sede y por rol, y el portal de familias se abre por fases para que la primera semana de preguntas fuera manejable.
En este escenario, el centro funciona con un solo horario para las dos sedes en lugar de con dos que se cuadran a mano. Como el tiempo de desplazamiento entre sedes es una restricción que el planificador respeta, un especialista compartido ya no aparece asignado a sesiones consecutivas en los dos extremos del trayecto.
El logro por criterios registrado durante cada unidad genera el boletín trimestral directamente. Desaparece la ronda de transcripción de final de trimestre, y los departamentos ya no se separan entre sí porque ninguno mantiene ya una plantilla propia.
La matrícula, el GST, el transporte, el comedor y las extraescolares se facturan en un solo recibo por familia, con las reglas de patrocinio y de hermanos fijadas a nivel de plan en lugar de aplicadas factura a factura. La inscripción en extraescolares y la asistencia a las sesiones se registran junto al expediente académico, así que el equipo de acción tutorial puede ver por fin los compromisos de un estudiante y su carga académica a la vez.
Cualquier persona compartida entre sedes las vuelve interdependientes. Planificarlas por separado garantiza una ronda de cuadre, y también un docente compartido al que se le pide estar en dos sitios sin tiempo para desplazarse.
Transcribir el logro por criterios a una plantilla de informe al final del trimestre es lento y se pierde información por el camino, además de dejar que los departamentos se separen. Registrarlo una sola vez, en el sistema del que sale el boletín, mantiene idénticos el informe y el registro de trabajo.
Facturar el transporte, el comedor y las extraescolares aparte de la matrícula es lo que obliga a cuadrar a mano y lo que mantiene los errores invisibles hasta que los encuentra una familia. Un solo recibo por familia es antes una decisión del equipo financiero que una cuestión de experiencia para las familias.
La asistencia a las extraescolares en manos de cada monitor no le dice nada al centro sobre los compromisos totales de un estudiante. Junto al expediente académico, se convierte en algo sobre lo que el equipo de acción tutorial puede actuar.
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