Avant de commencer
Pour Administrateurs, Équipes financières, Propriétaires d’école, Responsables des opérations
- Confirmez la devise de votre école, les dossiers des élèves et la politique de frais.
- Utilisez un rôle avec accès à la gestion des frais ; l’envoi de messages scolaires nécessite une autorisation de communication.
Configurer les catégories de frais
Ouvrez les frais et configurez les catégories utilisées par votre école, telles que les frais de scolarité ou le transport. Vérifiez la devise et les montants avant de les utiliser sur les factures.
Créer et réviser les factures
Sélectionnez l'élève ou le groupe de classe concerné, les éléments de frais, la date d'échéance et le montant. Vérifiez le destinataire et l’entité de facturation avant d’émettre la facture.
Vérifier les instructions de paiement
Utilisez le compte de paiement en ligne configuré par l'école ou les détails de paiement hors ligne. Le paiement des frais de scolarité est distinct de l’abonnement Skoolia de l’école.
Partager des factures
Utilisez les options de partage de factures disponibles pour votre rôle. Coordonnez-vous avec le personnel de communication autorisé pour les e-mails ou autres messages externes que vous ne pouvez pas envoyer directement.
Enregistrer et rapprocher les paiements
Examinez l’état des paiements et les soldes impayés. Confirmez le traitement des paiements en ligne ou enregistrez les reçus hors ligne via le flux de travail autorisé. Conservez les références afin que les paiements en double ou sans correspondance puissent faire l'objet d'une enquête.
Suivi des soldes en souffrance
Consultez les factures impayées et confirmez le solde avant d’envoyer un rappel. L'automatisation de WhatsApp nécessite une configuration et des tests séparés ; connecter un numéro seul ne le permet pas.
Bonnes pratiques
- Vérifiez les détails de la facture avant de les envoyer à une famille.
- Rapprochez les paiements partiels et hors ligne avant les rappels.
- Demandez au responsable des finances de l’école comment les remboursements et les corrections doivent être enregistrés.
Questions et dépannage
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